امکان رزرو ادارات و سازمان‌ها در این دوران بسیار مهم است. تمام سازمان‌ها اعم از دولتی یا غیردولتی؛ تجاری یا خدماتی باید خود را با سرعت رشد و توسعه تکنولوژی و نوآوری‌های ارتباطی و اطلاعاتی هماهنگ و همراه کنند. چرا که با عقب ماندن از قافله تکنولوژی به سرعت سازمان خود را به سمت افول و مرگ سازمانی پیش خواهند برد. با گسترش اینترنت و افزایش اپلیکیشن‌های تلفن‌های هوشمند، جامعه امروزی به سرعت زندگی دیجیتال را جایگزین زندگی سنتی کرده است، به طوری که انتخاب افراد جامعه امروزی این است که کلیه خدمات مورد نیاز خود را به شیوه آنلاین و غیرحضوری دریافت کند.

توسعه چه درتعریف و تشخیص و چه درعمل همواره یکی از بحث برانگیزترین موضوعات بوده است. برابری در دسترسی به امکانات روز به روز مورد توجه بیشـتری قـرار گرفته و زمینه ظهور الگوهای گوناگون برای رهایی از این مشکلات فراهم شده است.
امروزه جزء اصلی رفاه انسان ها را گسترش انتخاب های فردی تشکیل می‌دهد. جوامعی که درآنها افراد قدرت انتخاب بیشتری در زمینه‌های اقتصادی، اجتماعی، سیاسی و … دارند، در فراهم کردن رفاه انسانی، که علاوه بر مصرف کالا و خدمات، سایر نیازهای ذهنی را نیز در بردارد، موفق‌تر بوده و توسعه یافته‌تر هستند.

سیستم‌ رزرواسیون آنلاین برای تنظیم وقت ملاقات یا جلسات کاری در سازمان‌ها و رزرو ادارات و سازمان‌ها یکی از بهترین نرم‌افزارهایی است که می‌تواند جایگزین بخش بزرگی از فرایندهای کاری در بخش‌های اداری و هماهنگی دفاتر شود. این سیستم وقت و هزینه بسیاری را در سازمان کاهش داده و بهره‌وری کارکنان را افزایش می‌دهد و باعث می‌شود کارکنان بدون خستگی ناشی از مکالمات تلفنی برای تنظیم وقت و توضیحات لازم به ارباب رجوع، بتوانند به امور دیگر رسیدگی کنند. سیستم نوبت‌دهی آنلاین مشابه خدمات سلف‌سرویس است و نیازی به تصدی شغلی توسط فرد ندارد.

به لطف پیشرفت‌هایی که در استفاده از رایانه و تلفن‌های هوشمند ایجاد شده است، اگرچه هنوز بخش کوچکی از شهروندان امکان استفاده از خدمات و دانش پیشرفته فناوری را ندارند؛ اما تعداد زیادی از افراد، شرکت‌ها و سازمان‌ها هستند که با استفاده از سیستم‌های ساده‌ای که خدمات آنلاین ارائه می‌کنند، به کار خود سرعت می‌بخشند و در وقت خود صرفه‌جویی می‌کنند.

نوبت‌دهی آنلاین در بسیاری از کشورهای دنیا اجرا شده و نتایج مطالعات نشان‌دهنده این است که میزان کارآیی، اثربخشی و رضایت‎‌مندی حاصل از آن برای بهره‌برداران _ اعم از مشتریان یا ارائه‌دهندگان خدمات_ چشم‌گیر بوده است. بسیاری از کشورها توانسته‌اند با استفاده از این روش ساده، مراجعات غیرضروری را حذف کنند. ظرفیت زمانی مفیدتری برای ارائه خدمات ایجاد کنند. هزینه‌های عملیاتی را کاهش داده و عملکرد سازمان خود را بهبود بخشند. میزان رضایت‌مندی مشتریان و ارباب رجوع خود را افزایش داده و ارزش افزوده ایجاد کنند. رزرو ادارات و سازمان‌ها هم از این قاعده مستثنی نیست.

با استفاده از یک سیستم رزرواسیون آنلاین مرکزی برای سازمان، مخاطبان می‌توانند محل و زمان ملاقات خود را از جدول برنامه‌ها انتخاب کنند.

چه کاربردی برای شرکت‌ها، نهادها، سازمان‌ها و ادارات دارد؟

از مزیت‌های این سیستم برای سازمان‌ها و ادارات این است که بسیار ساده و انعطاف‌پذیر، مقرون به صرفه، و کاربری آن آسان است. سیستم رزرواسیون آنلاین تحت وب بوده و هرگونه اشکال احتمالی بدون نیاز به حضور متصدی پشتیبانی در محل سازمان، در هر زمان و از هر مکانی قابل رفع است و با این ویژگی احتمال این که ارائه خدمات متوقف شود به حداقل میزان ممکن کاهش پیدا می‌کند و امکان رزرو ادارات و سازمان‌ها به سادگی قابل انجام دادن است.

ویژگی‌های سیستم رزرواسیون آنلاین را برای سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌ها می‌توان به صورت زیر خلاصه کرد:

  • انتخاب بسته مورد نظر، نصب، پیکربندی، تنظیم، ورود اطلاعات لازم و برنامه‌ریزی بسیار ساده و در دسترس است.
  • هزینه بسیار ناچیزی در مقابل اتلاف انرژی کارکنان ناشی از مکالمات مکرر و پاسخگویی تلفنی دارد.
  • امکان ارائه مجوزهای لازم به مدیران سیستم در رده‌بندی‌های مختلف وجود دارد تا بتوانند برنامه بخش خود را به طور مجزا مدیریت کنند بدون این که تداخلی در برنامه و جداول زمانی سایر بخش‌های سازمان ایجاد شود.
  • اطلاعات ارباب رجوع و مشتریان در بانک اطلاعاتی ثبت و نگهداری می‌شود اما امنیت بالای اطلاعات آن را از دسترس هکرها و آسیب‌های نرم‌افزاری مصون نگه می‌دارد.
  • امکان ادغام با وب‌سایت اصلی سازمان و کلیه شبکه‌های مجازی فعال سازمان را دارد.
  • از طریق کلیه سامانه‌های سازمان، دسترسی به سیستم رزرواسیون میسر و ساده است.
  • امکان برگزاری جلسات گروهی و آنلاین و تنظیم برنامه را دارد.
  • با امکانات پیش‌بینی شده امکان رزرو دو وقت به طور هم‌زمان برای دو شخص متفاوت یا از دو برنامه متفاوت وجود ندارد.
  • در صورت نیاز به تراکنش مالی، امکانات و تمهیدات لازم و امن در سیستم وجود دارد.
  • پیامک‌های تایید قرار، تغییر برنامه، حذف برنامه و سایر پیام‌های لازم به صورت اتوماتیک ارسال می‌شوند.
  • ارائه کلیه گزارشات مورد نیاز مدیران از طریق سیستم انجام می‌شود.
  • به دلیل سهولت استفاده برای مخاطبان میزان رضایتمندی ایشان را از خدمات سازمان افزایش داده و دیدگاه منفی را در مورد بروکراسی اداری در سازمان‌ها کاهش می‌دهد.

با لحاظ کردن موارد مطرح شده، بهره‌برداری سازمان‌های دولتی و خصولتی از سامانه های نوبت‌دهی آنلاین باعث می‌شود که ضمن حفظ کرامت انسانی ارباب رجوع تناسب درستی بین مراکز ارائه دهنده خدمات و همینطور ارائه‌ی مستقیم خدمات به برقرار شود.
پلنو مفتخر است که با تامین امکان خدمات رزرو آنلاین در
اداره های دولتی
سازمان‌های بیمه
شهرداری‌ها
استانداری و فرمانداری‌ها
و سایر ارگانهای دولتی و خدماتی کشور نقشی در رشد و توسعه‌ی جامعه داشته باشد.

مقالات پیشنهادی